Dataskyddsbeskrivning

. Personuppgiftsansvarig

Ekorosk

2. Registrets namn

Dataskyddsbeskrivning för kunduppgifts- och faktureringsuppgiftssystemet

3. Kontaktperson i frågor som gäller registret

Österbottens avfallsnämnd

4. Ansvarig person

Österbottens avfallsnämnd

5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och motiveringen till behandlingen

Ändamålet med behandlingen av registrets personuppgifter är att sköta Ekorosks lagstadgade uppgifter, som är mottagning av avfall och fakturering av fastigheterna för tömningar av septiska tankar samt handhavande av övriga uppgifter som baserar sig på avtal eller beställning.  Personuppgifterna behandlas för att identifiera en registrerad i kundservicen, skötseln av kundrelationerna, upprätthållandet av kunddata och den elektroniska betjäningen av de registrerade. Personuppgifterna behandlas även i skötseln av faktureringen, betalningsövervakningen och indrivningen.     

Uppgifterna i Ekorosks kunddatasystem används som källor i operativa system för att utföra Ekorosks lagstadgade uppgifter, för att producera beställda tjänster eller leverera produkter samt för de faktureringstransaktioner som uppstår av dessa. Uppgifterna i registret används också för skötseln av Ekorosks interna uppgifter bl.a. i bokföring, revision samt interna kontroller. Av uppgifterna kan sammanställas rapporter som innehåller specificerade uppgifter för kontrollen av kundservice- och faktureringsprocesserna samt för att korrigera saknade eller överlappande uppgifter. Av uppgifterna kan också sammanställas statistik och rapporter för ledningen och utvecklingen av verksamheten, i vilka det inte är möjligt att identifiera enskilda registrerade.

Motiveringarna till behandlingen är att uppfylla Ekorosks lagstadgade förpliktelser.

6. Registrets datainnehåll

Registret innehåller följande uppgifter: den registrerades namn, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktspråk, personbeteckning eller FO-nummer. Samt motsvarande uppgifter för eventuella kontaktpersoner eller företrädare (disponent, annan mottagare av faktura eller annan person som sammanhänger med ett avtal eller en tjänst). I registret kan dessutom finnas uppgifter om användningsplatsen, bl.a. adressuppgifter, uppgifter om var avfallskärlen är placerade, uppgifter som ligger till grund för anslutnings- och grundavgifter, uppgifter som hänför sig till fastigheten såsom fastighetsbeteckning, koordinater, användningsändamål, lägenhetsyta, antalet boende samt faktureringsuppgifter, kontonummer (direktbetalningar, återbetalningar), uppgifter om erlagda betalningar, uppgifter om skedena i indrivningen av försenade betalningar.

I registret kan även finnas beskrivningar av tjänster och med den registrerades samtycke lagrade uppgifter bl.a. om önskade kontaktkanaler (brev, e-post osv.) och övriga uppgifter som är nödvändiga för att tillhandahålla den tjänst som den registrerade önskar. Personbeteckning eller FO-nummer används för att identifiera den registrerade. Utan de erforderliga personuppgifterna kan Ekorosk inte leverera produkten och/eller tillhandahålla tjänsten.

7. Regelbundna uppgiftskällor

Uppgifter som gäller registrering fås från avtal, beställningar samt den registrerades kontakter och de uppgifter som blir lagrade när den registrerade använder Ekorosks tjänster eller produkter. Personuppgifter kan dessutom sökas: från befolkningsdatasystemet, Suomen Asiakastieto Oy eller från någon annan personuppgiftsansvarig, som erbjuder adress- eller uppdateringstjänster.

8. Regelbundna överlåtelser och överföringar av uppgifter

På särskilt yrkande kan uppgifter i registret överlåtas bara till myndigheterna och polisen, dock bara till den del som uppgifterna behövs för att utföra övervaknings- eller annan uppgift som baserar sig på lag. Ekorosk kan överföra personuppgifter till sina samarbetspartners och underleverantörer. Samarbetspartners och underleverantörer kan behandla personuppgifter bara för att utföra uppgifter som ansluter sig till handhavandet eller upprätthållandet av kundrelationer för Ekorosks räkning. Ekorosk försäkrar sig alltid om att dess samarbetspartners inte behandlar för andra ändamål personuppgifter som överförs.

9. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter överlämnas inte till länder utanför EU eller EES med undantag för meddelanden och fakturor som ska postas till registrerade i Ekorosk eller då en registrerad använder elektroniska kommunikationstjänster från länder utanför EU eller EES.

10. Principerna för skyddet av registret

Ekorosk behandlar personuppgifter konfidentiellt. Uppgifter på papper förvaras i utrymmen, till vilka endast behöriga personer har tillträde. Personuppgifter som behandlas digitalt är skyddade och lagrade datasäkert i de datasystem Ekorosk använder, till vilka åtkomsten har begränsats till endast sådana personer, som behöver de ifrågavarande uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter. Personerna i fråga har i bruk personliga användarnamn och lösenord. Dessa personer behandlar uppgifterna omsorgsfullt och med iakttagande av god databehandlingssed så att skyddet av en registrerads privatliv och andra grundläggande rättigheter som tryggar skyddet av privatlivet inte begränsas utan lagstadgad grund. Datasystemens dataskydd testas regelbundet. Ekorosk utbildar sin personal i dataskydd och datasäkerhet.

11. En registrerads rättigheter och informering av den registrerade

En registrerad har rätt att kontrollera de uppgifter om honom/henne som har lagrats i registret och yrka på rättelse eller radering av felaktiga uppgifter, om det finns lagliga grunder för detta. Ekorosk vägrar att tillmöteskomma begäran endast på lagstadgad grund. Denna dataskyddsbeskrivning finns tillgänglig på Ekorosks hemsidor och på Ekorosks kontor.

12. Principerna för personuppgifternas lagringstid

Ekorosk lagrar en registrerads personuppgifter i registret så länge som kundrelationen är i kraft. Det är bra för den registrerade att observera att man kan bli tvungen att spara hans/hennes personuppgifter även längre än så, om tillämplig lagstiftning, övriga förpliktelser som binder Ekorosk eller funktionella behov eller avtalsförpliktelser som binder Ekorosk i förhållande till tredje män förutsätter en längre lagringstid.

13. Registerförvaltning

Österbottens avfallsnämnd

14. Ändringar i dataskyddsbeskrivningen

Om Ekorosk ändrar denna beskrivning, lägger Ekorosk ut ändringarna daterade så att de är synliga i beskrivningen. Om ändringarna är betydande, kan Ekorosk informera om dem även på andra sätt, såsom per e-post eller genom att lägga ut ett meddelande om saken på Ekorosks sidor. Ekorosk rekommenderar att ni besöker Ekorosks hemsidor regelbundet och uppmärksammar eventuella ändringar i beskrivningen.